Para
entender el aporte del lean manufacturing a la gestión de proyectos repasemos lo que significa : un modelo de gestión enfocado a
la creación de flujo para entregar el
máximo valor para los clientes, utilizando los mínimos recursos necesarios: es
decir ajustados.
La
creación de flujo se focaliza en la reducción de los siete tipos de
"desperdicios" en manufactura, los cuales perfectamente aplica en un
ambiente de proyectos de la siguiente manera:
- Sobreproducción como forma de protegerse: hacer más de lo requerido, como el gold plating, el cual no añade valor, aunque se agreguen atributos pero no son percibidos por cliente, que aumentan los riesgos de rechazo o mala calidad.
- Tiempo de espera de recursos o actividades: recursos ociosos del proyecto esperando por entregables retrasados o esperando la disponibilidad de un recurso en múltiples tareas.
- Transporte de materiales o insumo: el movimiento innecesario de materiales es similar a la activación de múltiples frentes de trabajo que mueven recursos en un ambiente multitarea que alargan tiempos de preparación de las actividades.
- Reprocesos: Repetir actividades a un alto costo, por mala calidad o cambio en las especificaciones
- Inventario: En producción, el exceso de inventario es una solución mediocre para los problemas. Se traduce en que el inventario es “bueno” cuando el sistema de producción es malo. En proyectos, el inventario puede estar representado en “colchones” de tiempo que alargan proyectos debido al bajo conocimiento de la actividad o control sobre los recursos.
- Movimientos; Realizar más procesos o tareas de las requeridas. Esto suceden cuando se siguen pasos de una metodología por “inercia” en cuyo caso se usan más procesos o artefactos de los necesarios para direccionar el proyecto.
- Defectos: por mala calidad o mal entendimiento de las necesidades del cliente.
Algunas de las premisas
en las que se basa un sistema lean o ajustado de manufactura son:
La
mejora continua como principio de que «todo puede mejorar» en cada uno de los
pasos del proceso, representa un avance consistente y gradual para mejorar a un mínimo costo cumpliendo con
las especificaciones de entrega en el tiempo.
Un sistema Lean incluye procesos de mejoramiento continuo o kaisen que
pueden ser similares a los procesos de iteración de la gestión ágil de
proyectos o Lean Start Up donde la calidad se incrementa gradualmente,
minimizando los riesgos de un fracaso costoso y lento.
Se
hace mucho énfasis en la necesidad de que el equipo analice y trabaje
cooperando en el lugar donde suceden los hechos o gemba. Las prácticas de Co
ubicación y War Room en las que se busca la ubicación cercana de los miembros del
equipo son una derivación de esta idea.
Los
sistemas Lean buscar Minimizar el despilfarro,
eliminando las actividades que no agreguen
valor y optimizando el uso de recursos. Tanto la gestión tradicional como la ágil
de proyectos nos enseñan a modificar nuestros métodos cuando las condiciones
del proyecto cambian. El re-uso de información previa y la selección apropiada
de los procesos de dirección de proyectos son clave para asegurarlo.
El cliente adquiere
una solución más que un producto o servicio. Esto cobra importancia cuando se
trata de entender que es lo que un proyecto busca y lo que los equipos deben
perseguir en él. Además incentivan Procesos
"pull" en los que los productos son solicitados por el cliente final
y no empujados por el final de la producción, por lo que el papel de los
clientes en el desarrollo del proyecto pasa de ser un receptor de entregables a
un socio del equipo.
Consideran clave
las relaciones a largo plazo con los proveedores en los cuales existen acuerdos
para compartir el riesgo, los costos y la información
Si las condiciones
de los clientes o el entorno cambia, se debe ser lo suficientemente agiles para
modificar la mezcla de producción. O mejor dicho para modificar las condiciones
del producto para satisfacer la demanda del mercado. Esto es uno de los
principios de la gestión ágil de proyectos en lo cual, a través de un
incremento en el valor del producto es controlado a través de las iteraciones
Lean es
básicamente todo lo concerniente a obtener las cosas correctas en el lugar
correcto, en el momento correcto, en la cantidad correcta, minimizando el
despilfarro, siendo flexible y estando abierto al cambio. La gestión de proyectos busca la ejecución de los proyectos correctos, correctamente!
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