Sucede que
usted ha planeado su proyecto con toda la dedicación y tiempo para obtener los
resultados esperados. Ha usado todas las herramientas que conoce y tiene por
fin un plan detallado. Sin embargo, cuando empieza a ejecutar, encuentra que
los estimados no se cumplen, los alcances se amplían y las herramientas que
uso, prácticamente no sirven. En este caso, vale la pena analizar si el
problema es el proyecto o el ambiente en el que se desenvuelve, ya que todos los
ambientes no son igualmente propicios para el desarrollo de los proyectos. Estos
ambientes poco propicios se caracterizan por malos hábitos o “disfuncionalidades”
de la organización y sus miembros, que impiden que los proyectos hagan aquello para
lo cual fueron concebidos.
¿Cómo identificar entonces si el entorno en el
que se desenvuelve el proyecto es apto para lograr las metas y resultados esperados?
Hagamos una lista de chequeo que nos permitirá identificar si nuestro ambiente
está plagado de algunas disfuncionalidades:
¿Son comunes los retos heroicos?: Esta disfuncionalidad se presenta cuando en su organización se plantean
fechas sin tener claro el alcance o se recortan actividades en el papel, sin
cambiar el alcance o agregando recursos. En ultimas, esto lleva a que no se
logren los resultados.
¿Le es familiar el papeleo
inncesario?: Suele ser común que los gerentes
de proyectos diligencien formatos para la planeación y no saben por qué y ven
este trabajo como una carga, pero lo tienen que hacer porque la PMO se los
exige. Esto trae como consecuencia, que lo que debe ser un proceso formal, se
convierte en un proceso burocrático.
¿Sufre el síndrome de la bala
plateada?: Cuando se concibe un proyecto, suele
verse como la solución a todos los problemas de la compañía. En ocasiones,
generando expectativas por encima de lo real y adicionalmente, el equipo se
concentra tanto en la solución y sus beneficios, que olvida el problema que dio
origen al proyecto. Se obtiene la solución esperada, pero los clientes no
quedan satisfechos.
¿Ignora las diferencias entre las
personas del equipo? Esto sucede cuando que se
cree todas las personas del equipo del proyecto, son iguales así como su
motivación, olvidando las diferencias culturales y las expectativas que cada
uno pueda tener sobre el proyecto.
¿Le dice si a todo? Esta disfuncionalidad aparece cuando no existen formas de proteger el
alcance de los proyectos, el sponsor no cumple su función o el control de
cambios es deficiente, llevando a proyectos que se amplían indefinidamente.
¿Agregar recursos es la forma más común
de solucionar problemas en sus proyectos?
Cuando se agregan recursos, se
incurren en sobrecostos, lo que quiere decir que la prevención falló. Y si los
recursos se agregan al final del proyecto, el efecto puede ser tener más
retrasos aun, por la curva de aprendizaje y el tiempo que requieren los
recursos actuales, entrenando o supervisando los nuevos.
¿Su proyecto está plagado de
colchones? Las estimaciones de duración y costos
se construyen a partir del exceso de prudencia, en la que cada equipo, agrega
niveles de seguridad aumentando los cronogramas y presupuestos. En oposición,
los clientes fijan fechas imposibles, a sabiendas que los equipos tienden a
inflar sus estimados.
¿Se ejecutan proyectos sin tener un
plan? Esta disfuncionalidad consiste en
que se empieza la ejecución del proyecto sin tener claros los recursos y su disponibilidad.
Esto puede deberse a que los gerentes de proyectos sienten la presión de
generar entregables para disminuir la tensión con sus stakeholders. Esto se
evidencia cuando las personas no se aventuran a dar fechas de entrega o cuando,
dominados por el cinismo corporativo, aceptan fechas que saben que no van a
poder cumplir.
Si su
organización presenta 3 o más de los anteriores ítems, empiece a considerar que
requiere modificar el entorno de sus proyectos, los hábitos de las personas y
el comportamiento de los equipos de trabajo. Afortunadamente para cada
disfuncionalidad, hay diversas herramientas que nos pueden ayudar a generar los
cambios que aumenten las probabilidades de éxito de sus proyectos y las veremos
en un siguiente articulo.
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